Conciliando o extrato bancário

1Importe o extrato

Em Financeiro, clique em Extrato bancário e depois em Importar extrato. Escolha o arquivo OFX exportado no banco: a importação começa assim que ele é escolhido.

Importar de novo um período já importado não duplica nada: a Notacil informa quantos lançamentos do arquivo já estavam na lista. Linhas de saldo do extrato são descartadas.

2Confirme as sugestões

Quando um único título em aberto combina com o lançamento, ele aparece abaixo da descrição, em Sugestão. A sugestão exige as três condições:

• o mesmo lado: crédito no extrato com título a receber, e débito com título a pagar;
• o mesmo valor, ao centavo;
• vencimento a até 15 dias da data do lançamento.

Se dois títulos combinam com o lançamento, ou dois lançamentos com o mesmo título, não há sugestão, e o título é escolhido como no passo 4. Nada é baixado sem confirmação: clique em Confirmar, ao lado da sugestão, para baixar o título sugerido.

3Resolva vários lançamentos de uma vez

Na aba Pendentes, marque os lançamentos pela caixa de cada linha, ou todos os da página pela caixa do cabeçalho. A faixa acima da lista oferece:

• Confirmar sugestões: concilia os marcados que têm sugestão; o número no botão diz quantos são.
• Criar títulos: cria um título já baixado para cada lançamento marcado, com a data, o valor e a descrição do extrato, e a categoria escolhida para todos. Quando o banco traz CPF ou CNPJ sem cadastro, a janela lista esses parceiros e pergunta: Cadastrar e criar cadastra cada um com o documento e o nome do extrato; Criar sem cadastrar cria os títulos sem parceiro.
• Ignorar: move os marcados para a aba Ignorados.

Cada lançamento é tratado separadamente: se um for recusado, os demais seguem, e a tela informa o motivo de cada recusa.

4Escolha o título

Para o lançamento sem sugestão, ou quando a sugestão não é o título certo, clique em Escolher título. A janela lista os títulos em aberto do mesmo lado, primeiro os de mesmo valor e depois os de vencimento mais próximo; a busca encontra os demais pela descrição ou pelo parceiro. Escolha o título e clique em Conciliar.

• Lançamento maior que o título: a diferença aparece como juros, e o título é quitado com o valor do extrato.
• Lançamento menor: a janela mostra o saldo restante e pergunta o destino dele, como na baixa manual descrita em Baixa e estorno de títulos. Quando o restante chega em outro lançamento, concilie esse lançamento com o título do saldo.

5Crie o título a partir do lançamento

Para o lançamento sem título correspondente, como uma tarifa ou um recebimento não lançado, clique em Criar título. O título é criado já baixado, com o lado, o valor e a data do extrato; informe a descrição e, se quiser, a categoria e o parceiro.

Quando o banco traz o CPF ou o CNPJ completo de quem pagou ou recebeu, o parceiro vem preenchido: o já cadastrado aparece escolhido, e o novo aparece com a opção Cadastrar parceiro com o documento do extrato, com o documento e o nome como o banco os informou. Confira o nome, que alguns bancos cortam; o restante do cadastro se completa na tela de parceiros.

6Ignore o que não é título

Transferência entre contas da própria empresa, aplicação e resgate não são receita nem despesa. Clique em Ignorar, o ícone de olho riscado no fim da linha: o lançamento passa para a aba Ignorados, de onde volta aos pendentes pelo botão Desfazer.

7Desfaça uma conciliação

Na aba Conciliados, clique em Desfazer e confirme. A baixa do título é estornada, e o lançamento volta aos pendentes; se a baixa gerou um título de saldo, ele é excluído. Estornar a baixa na tela do título tem o mesmo efeito.